DATAflor Documentbeheer (DMS)

Documentbeheer speciaal voor hoveniers, groenvoorzieners en aannemers

Alle documenten, fomulieren en tekeningen koppelen aan project en klant, maar ook aan leverancier, machine en werkpakket. Altijd alle relevante gegevens bij de hand waardoor je veel tijd bespaart. Dit gaat vrijwel vanzelf met behulp van Documentbeheer (DMS). Dit documentmanagementsysteem is volledig voorbereid op de dagelijkse werkprocessen en kan direct in gebruik worden genomen. 

Elk document wordt automatisch geclassifiseerd met naam, datum, verantwoordelijke, maar ook met een documenttype, en categorie. Over alle bestekken en klanten heen kan hierop eenvoudig met trefwoorden, gezocht worden. Bij standaard werkprocessen, zoals het afdrukken van offertes en facturen, verloopt het proces automatisch op de achtergrond. Naast de afdrukken die in DATAflor BUSINESS worden gemaakt, kun je ook externe documenten koppelen, zoals Word- ,Excel- en PDF-bestanden, e-mails, foto's en zelfs CAD-tekeningen.

Documenten digitaal opslaan

Altijd toegang tot alle noodzakelijke documenten 

Nooit meer in alle hectiek op zoek naar de belangrijke documenten! Alle projectinformatie is nu beschikbaar op één centrale plek. Iedereen die bij het project betrokken is, heeft alle documenten binnen handbereik. Een document wordt weergegeven zowel bij het project EN bij de opdrachtgever EN bij de leverancier EN bij de architect, terwijl het slechts één keer is opgeslagen. 

Met de DATAflor apps kun je de documenten en informatie zelfs onderweg gebruiken. Veel vragen en problemen kunnen daardoor direct worden opgelost.

Nieuw versiebeheer voor naleving van de AVG en ISO procedures

Het nieuwe versiebeheer zorgt ervoor dat de oorspronkelijke versies van documenten worden bewaard, zelfs wanneer wijzigingen worden aangebracht. Dit is een voorwaarde voor de opslag van digitale documenten volgens de ISO en dus ook voor de verwijdering van de papieren originelen.

Uitgebreid zoeken

Eenvoudig zoeken op tekstdelen in het document Hoe meer documenten u digitaal opslaat, hoe belangrijker het wordt om deze op een eenvoudige manier vlot terug te vinden. De documenten en de actielijst worden in een overzichtelijke tabel weergegeven. U kunt deze zelf samenstellen en volgens uw persoonlijke voorkeuren naar wens filteren, sorteren en groeperen. 

Met de nieuwe zoekoptie kan worden gezocht op tekstdelen in alle documenten, waardoor ook oude vergeten documenten heel eenvoudig gevonden kunnen worden.

Digitale actielijsten beschermen tegen vergeten

Met het documentbeheer kunnen werkprocessen digitaal vastgelegd worden. Ieder document kan worden voorzien van een actie met datum, voor jezelf of voor je collega. In het basisscherm van BUSINESS staan alle persoonlijke openstaande acties/taken weergegeven. Deze zijn eenvoudig te bewerken of toe te wijzen aan een collega. De actie of taken kunnen worden doorgegeven naar Outlook, zodat alle taken ook daarin zichtbaar zijn. 

Stap voor stap naar een papierloos kantoor

Helemaal zonder papier zal in de praktijk nog niet lukken, maar documentbeheer kan wel stap voor stap helpen naar steeds minder papier op kantoor en buitendienst. Het bespaart in elk geval ruimte in mappen en archiefkasten wat meer ruimte en rust oplevert op kantoor. Er is ruimte voor bijv. beplanting en mogelijk kan zelfs worden bespaard op huurkosten.

Bekijk in deze video de functies van DATAflor documentbeheer