Digitale inbox

Hoe papier een digitaal werkproces wordt

Het omzetten van analoge gegevens in intelligente digitale gegevens is één van de grootste uitdagingen van de digitalisering. Het gaat er niet alleen om van een papieren document een digitaal bestand te maken, maar ook om de informatie in het document automatisch te herkennen en te verwerken.

Uw voordelen in één oogopslag

Papieren documenten worden digitaal
Alle documenten in één systeem
OCR-technologie voor tekst- en veldherkenning
Minder moeite om inkomende facturen vast te leggen
Gestandaardiseerde workflows met één druk op de knop

Test de DATAflor Digitale Inbox nu

U kunt de Digitale Inbox afnemen via een abonnement.
U kunt uw abonnement op elk moment opzeggen vanuit de Cloud Manager in uw eigen programma BUSINESS.

Voordat u een abonnement neemt, kunt u een demoversie bestellen en 30 dagen lang gratis kennismaken met de Digitale Inbox.

In onze films in de DATAflor WIKI kunt u zien hoe dit werkt.

Vereisten voor het gebruik van de Digitale Inbox

DATAflor BUSINESS versie 2021 of hoger
DATAflor BUSINESS netwerk installatie
Een BUSINESS single-user installatie kan worden omgezet in een netwerkinstallatie met ondersteuning van onze afdeling Service. Stuur ons daarvoor een verzoek via de support-tool.
DATAflor onderhoudscontract

Vereiste BUSINESS modules:

DATAflor Documentbeheer (DMS) voor een digitaal bouwdossier.
De digitale inbox is een uitbreiding op Documentbeheer.
Nacalculatie, Kostencontrole 1 of Kostencontrole 2
Voor de registratie van de afzonderlijke regels uit de leveranciersfactuur (boekingen verdelen over meerdere bestekken) en voor de overzichten en het afdrukken van de nacalculatie van de bestekken afkomstig van de leveranciersfacturen via de Digitale inbox.

Je hebt ook een scanner nodig om papieren documenten te digitaliseren:

TWAIN-geschikte scanner
TWAIN 2-compatibel stuurprogramma

Prijzen voor het gebruik van de Digitale Inbox

Inrichtingskosten (eenmalig)
Digitale Inbox basiskosten (abonnement éénmalig per klant / maand)
Digitale Inbox optie “map bewaking” (abonnement per klant / maand)

99,00 €
49,00 €
9,90 €

Digitale Inbox : pagina-pakket voor tekstherkenning en automatische gegevensherkenning (aankoop naar behoefte)

1.000 pagina's
5.000 pagina's
10.000 pagina's

80,00 €
350,00 €
600,00 €

(8 cent/pagina)
(7 cent/pagina)
(6 cent/pagina)

Deze prijzen zijn nettoprijzen en exclusief BTW.

Alle documenten in één inbox

Het startpunt in de digitale workflow voor documenten: Ongeacht in welke vorm de documenten het bedrijf binnenkomen, als papieren document, PDF-bestand, e-mail of foto, ze worden beheerd in een digitale inbox.

Documenttypes worden automatisch herkend

De digitale inbox van DATAflor BUSINESS wijst documenten automatisch toe aan categorieën zoals "Factuur" en "Overig" en activeert de digitale workflow die voor het betreffende documenttype is opgeslagen.

Documenttypes met bedrijfsspecifieke digitale workflow

U definieert de afzonderlijke werkstappen precies zoals ze in uw bedrijf voorkomen, bijvoorbeeld de "invoer", "controle", "vrijgave" en "boeking" van facturen. De verantwoordelijkheid kan niet alleen worden toegewezen aan individuele personen, maar ook aan gebruikersgroepen zoals "boekhouding" of "administratie", zodat een collega onmiddellijk kan overnemen als een medewerker afwezig is.

Documenten worden automatisch opgenomen in het digitale documentbeheer

Alle via de digitale inbox ontvangen documenten worden vastgelegd in DATAflor documentbeheer (DMS) en bij wijzigingen audit-proof gearchiveerd. Dit beschermt u en uw medewerkers tegen vergeten en helpt bij de ISO-conforme opslag van documenten.

Papieren documenten kunnen worden weggegooid

Digitale Inbox en DATAflor DMS voldoen aan alle eisen voor vervangende scanning van de TR-03138 (Technical Regulation).

Inkomende facturen gemakkelijker posten

De OCR-technologie herkent niet alleen de documenttekst, maar ook alle voor de belastingwetgeving relevante gegevensvelden, zoals documentnummer, datum, netto-, btw- en brutobedrag, enz. De gescande gegevens zijn beschikbaar voor controle-evaluaties, betalingsverrichtingen en financiële boekhouding. Dit bespaart u vervelend invoerwerk en vermindert boekingsfouten.

Geschikt voor elke bedrijfsgrootte

De kosten hangen af van de intensiteit van het gebruik. Net als bij de DATAflor apps kunt u de digitale inbox direct in uw BUSINESS software abonneren en opzeggen.

Hoe bevordert de digitale inbox de digitalisering?

Digitale inbox is een sleuteltechnologie voor digitaal documentbeheer.

Analoge documenten moeten worden omgezet in digitale documenten
Analoge documentworkflows moeten worden omgezet in digitale workflows
Documentintensieve workflows moeten worden geoptimaliseerd

Documentmanagement is de eerste stap naar digitale transformatie en bestaat uit de bouwstenen digitale inbox, DMS, mobiel documentgebruik en printmanagement. De digitale inbox begint daar waar de documenten in het bedrijf binnenkomen en zorgt ervoor dat de workflows met betrekking tot de inbox zoveel mogelijk worden gestandaardiseerd en digitaal verlopen.