DATAflor BUSINESS Printmanagement

Een digitale workflow kan zoveel verlichting brengen

Bij het afdrukken van offertes en facturen kunt u een klein digitaliseringswonder beleven met het nieuwe DATAflor BUSINESS Printmanagement. De eenvoudigste en meest frequente activiteiten bieden het grootste tijdbesparingspotentieel. Individuele en persoonlijke instellingen bij het afdrukken worden automatisch toegepast en zorgen ervoor dat de gebruiker zich bij het afdrukken geen zorgen meer hoeft te maken over de details. De software denkt voor zichzelf en het hoofd blijft vrij voor het inhoudelijke werk!

Uw voordelen in één oogopslag

Tijdswinst bij elke offerte, order of factuur-afdruk
Teksten en afdrukinstellingen kunt direct in het voorbeeldscherm wijzigen
Minder afdrukfouten dankzij digitale controle
Met efacturering voldoen aan de eisen van klanten in de openbare sector

Digitale verzending van facturen naar klanten

Behalve op papier kunnen facturen ook worden uitgevoerd als bestanden, PDF's en e-mails. Door onderhoudsfacturen batchgewijs per e-mail af te drukken, bespaart u nog meer tijd dan voorheen. De e-mailadressen bestemd voor het verzenden van facturen worden opgeslagen in een daarvoor gereserveerd veld in de adresmanager.

e-facturering voorbereid

In de toekomst zullen publieke en commerciële klanten alleen nog vooraf gedefinieerde digitale factuurformaten accepteren. Naast de factuurtekst worden op deze "e-facturen" gestructureerde machineleesbare factuurgegevens opgeslagen die in de boekhoudsystemen van de ontvanger kunnen worden ingelezen.

Verschillende facturatie-adressen van klanten beheren

Bij complexe klantstructuren van gemeenten, projectontwikkelaars en woningbouwverenigingen kunt u de verschillende factuuradressen (debiteuren) rechtstreeks in de klantgegevens opslaan.

Formulier- en afdrukprofielen voor individuele afdrukken

De typische procedures zijn vooraf ingesteld voor elke afdruk. U hoeft zich ook geen zorgen meer te maken over de keuze van de juiste papierlade, deze zijn permanent opgeslagen voor printers en afdrukken.

Voorbeeld: Offertes worden naar de printer gestuurd, termijnfacturen per e-mail en beide worden automatisch als PDF opgeslagen in het DMS bij uw bouwdossier. Deelfacturen worden afgedrukt in korte tekst met hoeveelheden uit de geschatte hoeveelheden, eindfacturen mat volledige post-tekst met hoeveelheden uit de hoeveelhedenstaat.

Opstellen en afdrukken van profielen voor BUSINESS-UNITS en klanten

Het afdrukprofiel met het juiste briefhoofd wordt automatisch gebruikt voor elke BUSINESS-UNIT. Standaardinstellingen kunnen ook voor klanten worden opgeslagen en op alle werkstations worden gebruikt.

Voorbeeld: Klant A ontvangt zijn offertes altijd in tweevoud per post, Klant B in enkelvoud per e-mail.

Instellingen en wijzigingen direct in het voorbeeld afdrukken

Ook de door de gebruiker te nemen stappen zijn goed georganiseerd: Toegang tot uw persoonlijke favorieten bij het selecteren van afdrukinstellingen, gemakkelijk de gewenste items selecteren en snel de laatste wijzigingen aanbrengen in het afdrukvoorbeeld.

Waarom is afdrukbeheer zo belangrijk voor digitalisering?

Afdrukbeheer is een sleuteltechnologie voor digitaal documentbeheer.

Analoge documenten moeten worden omgezet in digitale documenten
Analoge documentworkflows moeten worden omgezet in digitale workflows
Documentintensieve workflows moeten worden geoptimaliseerd

Documentmanagement is de eerste stap naar digitale transformatie en bestaat uit de bouwstenen digitale inbox, DMS(digitaal bouwdossier), mobiel documentgebruik en printmanagement. Het Printmanagement begint daar waar de documenten in het bedrijf worden aangemaakt en zorgt ervoor dat de workflows rond analoge en digitale documenten vanaf het begin optimaal georganiseerd zijn en op de achtergrond automatisch verlopen.